Как организовать ДДС в Excel или Google Таблицах

Один журнал операций

Все поступления и выплаты вносятся в один список. У каждой операции — дата, сумма, счёт, статья движения денег и тип: поступление, выплата или перемещение между своими счетами. Отчёты потом собираются из этого журнала формулами, вручную ничего переносить не нужно.

Справочник статей

Статьи задаются один раз в отдельном списке и выбираются при вводе из выпадающего меню. Это защищает от разночтений вроде «Аренда», «аренда офиса» и «Аренда помещения» в одном отчёте. Типичные группы: поступления от клиентов, прочие поступления, закупки, зарплата и аренда, налоги, обслуживание.

Счета, кассы и карты

Каждый счёт, касса и корпоративная карта — отдельная позиция в справочнике. Тогда отчёт покажет и общий остаток, и остаток по каждому счёту. Это важно, если деньги лежат в разных банках или часть оборота идёт наличными.

Внутренние переводы между своими счетами не должны попадать в поступления и выплаты — иначе обороты задвоятся. Для них заводится отдельный тип операции «перемещение».

План и факт

Плановые операции вносятся в тот же журнал с пометкой «план». Формулы считают плановый и фактический остаток и отклонение по каждой статье. Плановая часть ДДС — это и есть БДДС.

Прогноз остатка и кассовый разрыв

На основе плановых поступлений и обязательных платежей таблица строит прогноз остатка по неделям. Если в какую-то неделю остаток опускается ниже нуля или ниже безопасного уровня, ячейка подсвечивается. Это и есть предупреждение о кассовом разрыве.

Частые ошибки

• Нет справочника статей — отчёт невозможно свести по группам.
• Внутренние переводы учтены как оборот — суммы завышены.
• План и факт в разных файлах — отклонения считаются вручную.
• Остаток на начало периода не связан с остатком на конец предыдущего — разрыв в данных.
• Нет проверки: сумма оборотов не сверяется с изменением остатка.

Когда таблицы достаточно

Для одной-двух компаний с понятным набором счетов таблица закрывает задачу полностью. Если юрлиц много, нужна консолидация и разные валюты — стоит смотреть в сторону специализированных сервисов, но и там таблица часто остаётся инструментом ввода и проверки.