Услуга
Автоматическое заполнение и создание документов
Настраиваю автоматическое создание документов из Excel или Google Таблиц: одна строка данных превращается в договор, акт или счёт по шаблону, сохраняется в PDF и раскладывается по папкам.
Когда это полезно
Какие проблемы решает
- Договоры и акты заполняют вручную, копируя реквизиты из таблицы.
- В документах встречаются опечатки в суммах, датах и названиях.
- На формирование пакета документов по каждой сделке уходит время менеджера.
- Файлы называют по-разному и складывают в разные места.
- Один и тот же документ иногда формируют дважды.
Возможности
Что можно автоматизировать
- договоры, акты, счета и накладные
- коммерческие предложения, справки и сертификаты
- ценники и этикетки
- документы по шаблонам Word и Google Docs
- формирование PDF
- массовое создание документов по списку строк
- автоматическое именование файлов
- раскладку по папкам
- отправку по email, если такая задача поставлена
- журнал сформированных документов
- защиту от повторного формирования
- проверку обязательных полей перед созданием
Пример сценария
Как работает решение
Менеджер отмечает строку в таблице и запускает формирование. Скрипт проверяет обязательные поля, подставляет данные в шаблон, сохраняет PDF под понятным именем, раскладывает по папке периода и записывает результат в журнал. Повторный запуск по той же строке отклоняется.
Процесс
Как проходит работа
- 1
Собираем шаблоны документов и список полей для подстановки.
- 2
Согласуем правила именования файлов и структуру папок.
- 3
Настраиваю формирование, проверки и журнал, тестирую на примерах.
- 4
Передаю решение и инструкцию по запуску и добавлению шаблонов.
Передача
Что получает заказчик
- настроенное формирование документов из таблицы
- шаблоны Word или Google Docs с полями подстановки
- готовые PDF с понятными именами и раскладкой по папкам
- журнал сформированных документов
- проверка обязательных полей и защита от дублей
- инструкция по добавлению новых шаблонов
Инструменты
Технологии
Связанная задача
От таблицы к документу и обратно
Данные для документов берутся из той же таблицы, где ведётся учёт или расчёт. Номер и статус сформированного документа могут возвращаться в таблицу, чтобы не потерять, что уже выставлено.
Ещё по теме
Связанные решения
Вопросы
FAQ
Из чего формируются документы — Word или Google Docs?
Из того, что удобнее в вашем процессе. Для Excel обычно используются шаблоны Word, для Google Таблиц — Google Docs. На выходе в обоих случаях можно получить PDF.
Можно формировать сразу пакет по сделке?
Да. По одной строке можно создать договор, акт и счёт одновременно, с общей нумерацией и раскладкой в одну папку.
Документы будут юридически корректными?
За содержание и форму шаблонов отвечаете вы или ваш юрист. Автоматизация обеспечивает точную подстановку данных и отсутствие опечаток.